Leadership (český ekvivalent vůdcovství) každého fascinuje. Podnik může mít vynikající výrobky, vynikající systémy, vynikající zákazníky a vynikající zaměstnance, ale zdá se, že bez vynikajících vůdců vypadá jeho budoucnost bledě.

Zdůraznění si zaslouží poznámka, že každý člověk může být ve svém okolí leaderem, nezáleží totiž na vzdělání či věku, ani na pohlaví či rase a už vůbec ne na štěstí nebo konexích. Jediné, co člověk potřebuje, aby byl opravdovým leaderem, je ochota sloužit a pomáhat ve svém okolí a být pokorný ke svým úspěchům. Leaderem se totiž člověk nerodí, leaderem se stává!

Leadership znamená vůdcovství, ale nelze ho vykládat pouze jako vůdcovství samotné. Leader je totiž člověk, kterého lidé následují a následovat chtějí, aniž by je on k tomu musel nějak donucovat či jim vyhrožovat. Leader je člověk, který má vizi, určuje směr a zná cestu kudy jít. Je tím, kdo jde vždy vpředu, aby ostatní vedl, a zároveň pomáhá najít cestu těm, kteří bloudí, nebo jim nestačí dech. On je tím příkladem hodným následování.

Mnoho lidí si myslí, že slova vedení (management) a vůdcovství (leadership) se mohou zaměňovat. Jenže vůdcovství a vedení jsou dvě rozdílné věci. Velmi obecně řečeno: manažeři se zabývají úkoly a vůdci se zaměřují na lidi. To ovšem neznamená, že ignorují plnění úkolů. Ve skutečnosti jednou z věcí charakterizujících velké vůdce je to, čeho dosáhli. Rozdíl je v tom, že vůdce si uvědomuje, že splnění úkolů dosáhne dobrou vůlí a podporou ostatních, zatímco manažer ne.

Posláním manažera je přimět lidi k větší produktivitě. Může mít kromě toho ještě jiné povinnosti, třeba prodávat, navrhovat nebo vést, ale pokud jde o manažerskou povahu práce, rozhoduje o úspěchu či neúspěchu právě jeho schopnost přimět své podřízené, aby pod jeho vedením byli produktivnější než pod vedením někoho jiného. A toho se podle nich dá docílit jediným způsobem, a to tak, že přesvědčíte své podřízené, že vaším hlavním cílem je úspěch.

Co charakterizuje správného lídra?

Vstřícnost a podpora, kterou vůdci projevují, vyplývá z toho, že v zaměstnancích vidí jednotlivé lidské bytosti, a ne další prostředky potřebné pro splnění úkolu. Úloha manažera často spočívá v získání prostředků pro splnění úkolů. A jedním z těchto vyměnitelných prostředků jsou právě lidé. Vůdce má za úkol přimět ostatní k tomu, aby šli v jeho stopách, nebo vytvořit skutečnou vizi směřující ke splnění úkolů. Často je úkol podřízen vizi. Například, celkovým úkolem organizace může být vytváření zisku, ale dobrý vůdce bude vidět zisk jako vedlejší produkt vyplývající z jakéhokoliv aspektu jeho vize, který odliší jeho společnost od konkurence.

Nepodceňujte přípravu

I sebelepší obsah prezentace může zkrachovat na nepřipraveném řečníkovi. Odpovězte si na otázky, co, jak, komu a kde budete prezentovat a přizpůsobte tomu svou prezentaci. Navazujte na úroveň vědomostí posluchačů.

Dobře si naplánujte, jak bude prezentace dlouhá a co případně můžete vypustit při nedostatku času. Hlavní je dokončit myšlenku. S délkou přednášky buďte střídmí (hodina v kuse je maximum). Dobré je vyzkoušet si prezentaci nanečisto a ještě lepší přímo na místě, kde bude probíhat.

Nepřehánějte to s odbornými termíny a cizími slovy, ale na druhou stranu ani příliš nezjednodušujte (přece jen před Vámi nesedí děti). Nezabíhejte do oblastí, v nichž se nevyznáte. Není sice hřích říct „nevím“ (pokud tedy víte, kde nebo u koho odpověď hledat), ale nesmíte tak odpovídat příliš často.

Buďte srozumitelní

Začněte oslovením a pozdravem. Motivujte své publikum k zájmu a pozornosti. Uveďte na začátku prezentace, co je jejím obsahem a k čemu jim bude prospěšná. Používejte jednoduché, na sebe navazující věty.

Během přednášky upozorňujte, jak mohou spolupracovníci následující vědomosti využít v praxi. Naše pozornost je silně ovlivňována asociacemi, proto zmiňujte souvislosti a zasazujte řečené do kontextu. Držte se zlatého pravidla tří: co je opravdu důležité, zopakujte během své řeči třikrát. Pamatujte na to, že nejvíce se posluchači soustředí na začátku a na konci výuky. Přizpůsobte tomu svůj přednes a nezapomínejte na závěrečné shrnutí.

Vymezte si aspoň minimální čas po skončení prezentace pro případné dotazy a diskuzi. Nezapomeňte svým posluchačům poděkovat za pozornost.

Na vzhledu záleží!

Připravte si prezentaci tak, aby byla co nejzajímavější. Velmi efektní je doplnění přednášky některým z počítačových prezentačních programů, videem, animací, názornými ukázkami či možností vyzkoušet si vše v praxi. Originalita je základem úspěchu. Využijte svých předností. Máte smysl pro humor? Pak přidejte k lepšímu krátký vtípek (je-li to samozřejmě vhodné). Rádi fotíte? Pak použijte vaše fotky jako pozadí prezentace. Kreativitě se meze nekladou.

Nezapomínejte i na svůj vzhled. Buďte reprezentativní – vhodný oděv, účes a doplňky působí seriózně. Samozřejmě vše přizpůsobte prostředí. Pokud jste v práci zvyklí nosit trička a džíny, stačí, když tričko vyměníte za košili. Snažte se být výjimeční, ale ne vtíravým způsobem (zapomeňte na křiklavé barvy, hluboké výstřihy či extravagantní účesy a make-up, pokud nechcete být pro smích).

Upoutejte pozornost

Dávejte si pozor na intonaci hlasu. Snažte se střídat melodii, tempo a dělejte pomlky. Mluvte přímo k posluchačům, komunikujte. I letmý oční kontakt dokáže divy. Nezapomínejte klást kontrolní otázky, které nepřecházejte bez odpovědi. Pokud používáte zároveň elektronickou prezentaci, snažte se spíše doplňovat text než pouze číst to, co posluchači vidí.

Je-li to možné, snažte se navodit co nejpříjemnější prostředí bez rušivých i utlumujících vlivů, jako je například zvonění telefonu, šero, špatná akustika či vydýchaný vzduch.

Pohybujte se, je-li kam, upoutáte tak na sebe pozornost.

Věřte si!

Byli jste vybráni, protože se máte o co podělit. Nebojte se být středem pozornosti, ostatně od toho tu právě jste, abyste učili ostatní. Zdravá dávka sebevědomí podtrhne váhu toho, co říkáte. Zakřiklého „ťunťu“ nikdo poslouchat nebude.

- red -

Základem je kvalitní plánování a příprava

Před realizací byť sebemenšího projektu je důležité sednout si a v klidu promyslet celý průběh projektu, vymezit si, které činnosti mají být hotové k určitému datu, kdo se na jejich realizaci bude podílet, jaké prostředky k tomu budou potřebovat… Také je důležité počítat s překážkami, které vám i při sebelepším plánování průběh projektu ovlivní.

Já sám pro řízení projektu využívám několik nástrojů, které jsou všem dostupné. Nedám například dopustit na myšlenkové mapy (mind maps). Ty mi poslouží především při plánování celého projektu. Právě myšlenkové mapy mi pomohou uvědomit si, jaké fáze bude potřeba zvládnout předtím, než se celý projekt bude moci považovat za úspěšně dokončený.

Při posuzování úspěšnosti projektu je asi nejdůležitější, zda-li byl vůbec zdárně dokončen. Dalšími kritérii jsou pak kvalita výsledku, vynaložený čas a náklady. Právě zde bývají u mnoha projektů značné rezervy. Lepším projektovým řízením tedy můžete dosáhnout úspory peněz, mít více volného času a nebo zvýšit kvalitu.

S čím vám myšlenková mapa pomůže

* cíle projektu: ujasněte si, čeho má projekt dosáhnout, a zamyslete se, jestli je projekt realizovatelný nebo zda-li neexistují nějaké lepší alternativy

* zdroje: kolik a od koho získáte na projekt peněz, jací lidé vám budou k dispozici, kolik času si na realizaci můžete či musíte vymezit atd.

* spolupracovníci: specifické činnosti potřebují opravdu kvalitní zpracovatele, máte je k dispozici? Jestli ne, kde je seženete? Právě lidé, se kterými spolupracujete, jsou klíčem k výsledku, a proto je vybírejte s rozvahou

* pravomoce a odpovědnost: pokud se vás na projektu podílí více, jasně si rozdělte pravomoce i odpovědnost a určete člověka s celkovou odpovědností za výsledek, který bude koordinovat a kontrolovat práci ostatních

* rozdělení na etapy: projekty si rozdělte na snadno měřitelné a dosažitelné úseky. Po dokončení každé etapy zjistěte, zda jste splnili dílčí cíle a zda je potřeba nějak poupravit plán realizace etapy další.

Ganntův diagram

Ganttův diagram je grafický způsob znázornění činností v projektu a jejich plnění. Umožňuje snadno sledovat plnění vzhledem k plánu, může zobrazovat i závislosti mezi činnostmi.
Lze jej vhodně využít k zobrazení časové náročnosti a posloupnosti jednotlivých částí projektu. Pro řízení a kontrolu projektu je potřeba přiměřeně detailní a zároveň realistické plánování. Kromě návaznosti jednotlivých dílčích částí projektu sledujeme i míru plnění těchto úkolů a celkovou časovou náročnost. Ganttův diagram zde slouží jako vizuální přehled o průběhu sledovaného procesu.

Ganttův diagram můžete vytvořit například v programu Microsoft Excel. Využijte třeba některé ze šablon, které jsou dostupné na internetu. Na horizontální ose Ganttova diagramu je časové období trvání projektu rozdělené do stejně dlouhých časových jednotek (dny, tydny, ..) Na vertikální ose jsou pak jednotlivé činnosti, na které se projekt rozpadá, vždy jeden řádek pro jednu činnost. Na ploše diagramu jsou jednotlivé činnosti označeny obdélníky (pruhy) jejichž levá strana označuje plánovaný začátek činnosti a pravá strana plánované ukončení. Délka pruhu tak označuje předpokládanou délku trvání činnosti.

Závěrem

Myšlenkové mapy zkuste využít při plánování projektu, pomohou vám uvědomit si, co vše s projektem souvisí, co jej ovlivňuje, jaké součásti a fáze bude mít. Ganttův diagram lze využít pro správné načasování a zkoordinování jednotlivých fází a částí.
Hodně štěstí při realizaci jakéhokoliv projektu!

- LD -

Příprava jako základ úspěšné porady

Aby se tato setkání nestala pouhou ztrátou drahocenného času, je pro toho, kdo poradu vede, nutné se na ni odpovídajícím způsobem připravit. A nejen sebe. Na poradu by měli přijít připraveni všichni účastníci – musí vědět, o čem se bude jednat, jak dlouho to bude trvat a jaké jsou očekávání ohledně jejich zapojení.

Za špatné se dají považovat porady, které jsou v podstatě monologem nadřízeného. Nedej bože, aby veřejně kritizoval některé účastníky. Takový přístup je demotivující pro celý tým. Nezaměřujte se na to, co se špatně udělalo, ale na to, jak to příště udělat lépe. Aktivizujte členy týmu, nechte jim prostor pro vyjádření se ke všem bodům. Zaujměte spíše postoj určitého moderátora diskuze, který dá dostatek protoru všem zúčastněným. Takto dosáhnete toho, že všichni společně dojdou k novým nápadům, jak současný stav vylepšit. Z takové porady odejdou všichni spokojení a hlavně – motivovaní k další činnosti.

Pokud po vašich kolezích chcete nápady a skutečné názory, musíte vytvořit příjemnou atmosféru. Musí mít pocit, že je posloucháte a že přemýšlíte o tom, co říkají. Dejte jim najevo, že záleží na tom, co si myslí. Pokud se vám to podaří, ostatní budou mít dojem, že aktivní spoluprací mohou něco změnit, že mají jistý rozhodující vliv a o to víc se budou snažit.

Devatero rad pro efektivní porady

* Příprava: Je-li někdo na poradě a nikoli u své běžné práce, má mít k daným tématům co říct. Na poradu musí být jak její vedoucí, tak ostatní účastníci připraveni.

* Pomůcky: Poradu mohou ulehčit pomůcky, např. flip-chart, zpětný projektor, tabule, kopie materiálů, texty zákonů, apod. Velmi často jednotlivá oddělení mívají připravenou počítačovou prezentaci.

* Čas a místo: stanovte si čas pro trvání jednání a dodržujte jej. Stanovte přesně dobu trvání porady a čas přidělte také jejím tématům. Aby se udržela soustředěnost, celková doba by neměla přesáhnout hodinu a na jedno téma bohatě stačí 10-15 minut. Vše nad je již rozmělňování.

* Témata: Na strukturu, spád a čas dohlíží člověk pověřený vedením porady. Zahajuje, „vyvolává“ účastníky, upozorňuje na vypršení času, ukončuje. Nemusí to být nutně vedoucí ani stále týž člověk. Naopak, rotující funkce vedoucího porady dá každému zaměstnanci pocit důležitosti (i když by to třeba dotyčný nikdy nepřiznal).

* Cíle: jen tak si posedět a bezcílně mluvit je k ničemu. Porada se koná za určitým účelem – je třeba prodiskutovat několik (ideálně 3-10) záležitostí.

* Průběh: V průběhu jednání je třeba pozorně naslouchat, monitorovat mimoverbální komunikaci, podněcovat komunikaci (někdy i tlumit, není-li věcná), vytvářet klima otevřenosti.

* Rekapitulace: Při dlouhé diskusi je vhodné provést rekapitulaci, shrnutí pokroku v řešení, uvést vyřešené body a z nich vyplývající odpovědnost. V průběhu jednání by měl předsedající dělat dílčí závěry.

* Periodicita: Porady se nemusí konat pravidelně. Poradu vyhlašujte pouze tehdy, je-li k tomu důvod. Pravidelně by se měly konat jen výroční rekapitulační porady.

* Výstupy: Alespoň stručný závěr v bodech, hlavně co se týče termínů a osob, by měl vzniknout vždy. Mnoho firem zápis ukládá na webu, kam může nahlédnout třeba i člověk pracující z domova nebo ten, kdo si nějakou věc potřebuje připomenout. Výhodou takového „archivu“ je i to, že se můžeme vracet k závěrům, které jsme učinili nejen minulý týden, ale třeba před dvěma třemi měsíci.

–

Obě strany (vedení i pracovníci) přicházejí na poradu s nějakým očekáváním. Je důležité, aby při odchodu z porady měli velkou chuť tvořit hodnoty a udělat maximum pro úspěch celé firmy. Pro každého, kdo strávil jednu hodinu na poradě, by tento čas měl být přínosem minimálně tak stejným, jako kdyby jednu hodinu vymýšlel, co udělat proto, aby stále mohl být hrdý na to, že je právě v této firmě.

Představili jsme si několik tipů, jak zvládnout roli vedoucího porady. Nejdůležitější a nejužitečnější radou je ale fakt, že ostatní lidé přemýšlí úplně stejně jako vy. Při vedení porady tedy jednoduše dělejte to, co byste ocenili v pozici „normálního“ účastníka porady vy.

-red-

Angličtina je základ

Chybu rozhodně neudělá ten, kdo se rozhodne pro studium angličtiny, která si v průběhu času globálně vydobyla roli jakéhosi nepsaného standardu. Anglicky spolu často komunikují i lidé a společnosti z neanglicky mluvících zemí – například komunikace mezi obchodními partnery z Česka a Maďarska bude na 99 % probíhat anglicky.

Zaručeným způsobem, jak zvýšit své šance na uplatnění v rámci pracovního trhu, je nabídnout něco navíc. Převedeno do oblasti cizích jazyků to znamená, že jestliže většina lidí mluví anglicky, pak musíme – chceme-li být výjimeční – přinést něco navíc, v tomto případě znalost nějakého dalšího cizího jazyka. A tady stojí za to se zamyslet. Zatímco při volbě angličtiny jako prvního cizího jazyka není pochyb, volba druhého jazyka se může stát pěkným oříškem.

Uvažujete-li o studiu druhého jazyka čistě z profesních důvodů, pak je dobré zvážit několik faktorů, jako je zamýšlená oblast našeho uplatnění, geografické ukotvení naší země či počet lidí, kteří daný jazyk ovládají.

Opomíjená němčina

Vzhledem k zaměření naší ekonomiky, která se orientuje především na obchod s Německem se němčina jeví jako poměrně jasná volba. Řada českých firem intenzivně kooperuje s německými partnery a také řada německých firem rozvijí své aktivity přímo v ČR. Přesto zájem o studium němčiny v posledních letech upadá. To ostatně potvrzuje i tiskový mluvčí Česko-německé hospodářské komory Sebastian Holtgrewe, který týdeníku Respekt řekl: „Dobré znalosti němčiny dávají Čechům na pracovním trhu dlouhodobou jistotu, nechápu, proč se tady lidé německy přestávají učit.“ Tradiční místo němčiny jako druhého jazyka totiž na českých školách začínají zaujímat jazyky ze vzdálenějších destinací, jako je francouzština či španělština. Již zmiňovaný Holtgrewe to komentoval slovy: „Je to zvláštní. Vždyť přece s francouzštinou nebo španělštinou v Česku sotva najdete zaměstnání. Na českém trhu je více než čtyři tisíce německých dceřinných společností, které hledají lidi s dobrou znalostí jazyka, a ty začínají mít problémy.“

Můžete namítnout, že i v rámci německé firmy můžete uplatnit angličtinu. V případě pracovního procesu možná ano, ale německé kolegy jen stěží přesvědčíte, aby se během pauzy na kávu mezi sebou bavili anglicky jen proto, že neumíte německy. Krom důležitých sociálních vazeb si také bez znalosti němčiny uzavíráte možnost kariérního postupu, protože znalost němčiny je u vedoucích pozic v německých firmách nezbytná.

Další jazyky

Dalším jazykem, který se začíná postupně vracet do kurzu, je ruština. Není to jen kvůli kontaktům s Ruskem samotným, ale ruštinu je možné uplatnit při kontaktech s takřka všemi státy, které dříve spadaly do sovětské sféry vlivu.

Samostatnou kapitolu pak tvoří jazyky, kterými hovoří jen zlomek lidí. Nemusí přitom jít jen o  jazyky, po nichž je rostoucí poptávka, jako je čínština či arabština, ale v podstatě o jakýkoliv jazyk, který ovládá jen pár jednotlivců.

Konečně posledním důvodem pro studium určitého jazyka může být obchodní aktivita spojená s určitou konkrétní zemí. I zde sice platí, že můžete zkusit standardní angličtinu, ale kdo chce být na cizím trhu skutečně úspěšný a nespokojí se jen s formálními vazbami, měl by vládnout jazykem dané země.

—–

V textu jsou použity citace z článku Nein, nechceme němčinu (Respekt, 23. 9. 2009).

-red-

Obecná pravidla telefoního hovoru

Při telefonování existují jistá obecná pravidla bez ohledu na to, zdali jste volající nebo volaný. Tím nejdůležitějším je uvědomit si, že při komunikaci tváří v tvář předáváte řadu informací neverbálně výrazem ve tváři, posuňky a pohyby těla. Při telefonování o tuto podstatnou součást komunikace přicházíte a jste nuceni spolehnout se pouze na svůj hlas. Tomu je nutné přizpůsobit své chování. Je sice pěkné, když na něčí argument souhlasně pokýváte hlavou, ale v telefonním hovoru si z toho váš protějšek příliš nevezme. Je proto nutné věnovat značnou pozornost nejen obsahu sdělení, ale i jeho formě – mluvit jasně a zřetelně, používat spíše kratší věty, v případě delšího monologu dát hlasem najevo, že druhého posloucháte, v žádném případě neskákat druhému do řeči a tak dále.

Když někomu voláte

U telefonování existují dvě možnosti – buď někomu voláte vy, nebo někdo volá vám. Pokud jste volajícím vy, držte se těchto pravidel. První pravidlo se týká samotného vytáčení. Nechte telefon zvonit maximálně 20 či 25 vteřin. Je-li na druhé straně někdo přítomný, tak telefon zvedne. V opačném případě na druhé straně nikdo není, případně nemá čas (chuť) se s vámi bavit. V řadě firem jste rovněž po 20 vteřinách přepojeni na recepci nebo do hlasové schránky, takže si delším vytáčením stejně nepomůžete.

Na začátku hovoru se vždy představte svým jménem, a pokud jde o pracovní telefonát, tak i jménem společnosti. Dále uveďte důvod, proč voláte, případně doplňte osobu, s níž si přejete mluvit. Pokud víte, že je váš hovor na delší dobu, zeptejte se rovněž na to, jestli má volaná osoba čas.

Když zdárně překonáte předchozí nástrahy, tj. dovoláte se správné osobě, která má i dostatek času si vás v klidu vyslechnout, přejděte k tomu, že jasně, stručně a bez zbytečného balastu sdělíte, co potřebujete. Nevypravujte o stračkách tetičkách, kolezích, svém nabytém dni, nerozebírejte zeširoka, jak je těžké se do dané firmy dovolat, ale soustřeďte se jen na to, proč voláte.

Na závěr každého hovoru je pak slušností volanému poděkovat za jeho čas, případně vykonanou službu a rozloučit se.

Když někdo volá vám

V případě, kdy někdo volá nám, platí jedno základní pravidlo – představit sebe i firmu. Není nic horšího, než když voláte pracovně do firmy a po zvednutí telefonu se ozve: „Nóó“, „Anóó“, „Slyším“.  Konkrétní pořadí jména zaměstnance a firmy záleží na firemních zvyklostech a také umístění telefonu. Zpravidla však recepční bude začínat jménem firmy a pak teprve představí sebe (volajícího zajímá, jestli je ve správné firmě, nikoliv jak se jmenuje recepční). Naopak vedoucí oddělení ve své kanceláři do telefonu představí nejprve sebe a pak společnost (volajícího po přepojení/vytočení přímé linky zajímá, jestli už mluví s konkrétní osobou).

Dalším důležitým  pravidlem je vyslechnout si důvod, proč nám daný člověk volá. Opět není nic horšího, než když vám někdo dvě tři minuty zdůrazňuje, jak je vytížený, že na vás nemá čas, a nakonec se zeptá, co vlastně chcete.

Posledním pravidlem, které by měl volaný dodržovat, je zachovat příjemnou či neutrální náladu. Volající neví (a ani za to nemůže), že vás právě někdo vytočil k nepříčetnosti. V takovém rozpoložení telefon prostě nezvedejte – bude to lepší pro obě strany.

Možná se to nezdá, ale dodržování těchto jednoduchých zásad udělá z telefonování činnost příjemnější a snazší, a to pro všechny zúčastěné.

-red-